El tema de hoy es la identificación de proyectos.
Cada vez que se escucha la palabra proyecto, inmediatamente nuestro cerebro tiene dos ideas,
"proyecto = gastar mucho dinero"
"proyecto = complejidad"
¿cuál de las dos ideas es falsa?...piénselo un poco, no haga trampa, no lea la respuesta..
Aunque Ud. no lo crea ambas ideas son absolutamente falsas. Quiéralo o no es así.
Entonces ¿cómo se implantaron estos dioses, estas ideas-fuerza en nuestros subconcientes que hacen que todos doblemos la rodilla e inclinemos nuestra cerviz ante los proyectos?!!. Pues no lo sé, no tengo idea del origen y de cómo en pleno siglo 21 toda una red planetaria de profesionales aún estemos ciegos antes los proyectos. ¿será porque así funcionan los negocios? sea!, puede que sí, pero eso no quita que sean falsas ideas.
¿De qué me sirve saber la verdad? pues claramente para que nuestros proyectos no sean caros ni complejos. Los proyectos no son más de lo que son: un conjunto de tareas simples, aglutinadas de alguna forma, y coordinadas en forma ordenada por alguien para conseguir un "Gran" objetivo final.
¿Pero si son tareas simples por qué mi proyecto es caro y complejo? Pues necesariamente lo que le falta a su proyecto es la identificación. Aún cuando Ud. tenga absoluta claridad del nombre y de lo que hace cada tarea del proyecto, eso no hace que comprenda la utilidad del proyecto en sí mismo.
Si una tarea individual es cara y compleja, la identificación del proyecto nos muestra la sinergia flexible que permite modelar el proyecto para que el proyecto en sí mismo no sea ni caro ni complejo.
La identificación de un proyecto nos permite saber la "utilidad" de un proyecto, su esencia y cómo éste cuaja en el resto de las partes de los sistemas de nuestra empresa.
Para plantearlo de otra manera: Ud al centrar su atención de gestor de proyecto en las tareas individuales una por una, cada tarea será cara y compleja. Al abstraer su atención una capa más arriba su atención moldeará al proyecto como una caja negra, logrando moldear al proyecto por su "utilidad" al resto de los sistemas y no por lo que hace cada componente interno del proyecto.
Al visualizar el proyecto "desde arriba", lograremos ver muchas características que estaban ocultas, pero que deben ser cumplidas para que el proyecto tenga éxito.
Así, podríamos detectar que cada proyecto necesita recopilar datos, alimentar formularios, creación de plantillas, etc. Todo un sin fin de tareas previas al proyecto que se requieren cumplir antes de dar por exitoso el proyecto. Pero ¿cuánto tiempo se podría ahorrar en la creación e implementación de proyectos si su área de project management tuviera un repositorio central de datos que pudieran compartirse entre cada proyecto?. ¿genial, no?
Bueno, aquí ya hemos detectado una característica esencial de los proyectos, que es la Comunicación de los Datos, o lo que se conoce como "INTERFACES y REPOSITORIOS". Esto pasa por alto muchas veces cuando vemos los proyectos desde el punto de vista de tareas.
Esta y muchas otras características se pueden identificar. Pero debemos acuciosamente tomarnos el tiempo y documentarlas para que el proyecto sea un éxito.
Si compra la guía tendrá 32 características ya identificadas ahorrándole esa parte del trabajo, lo único que debe hacer es llenar los datos con su propio proyecto. Por ejemplo, en el documento verá el inciso "LAS INTERFACES y REPOSITORIOS". Es decir, debemos documentar << ... el detalle de los directorios de archivos que se ocupan para almacenar datos, o compartir datos entre sistemas, ya sea vía interfaces, xml, ftp, netbios, carpetas compartidas, etc. Indicar los archivos, directorios, permisos, cuentas, usuarios, frecuencias y procesos asociados, tamaños, etc.>>
Eso es uno de varios puntos que debemos identificar de nuestro proyecto. Luego esa documentación debe ser completada, revisada y discutida por el equipo de proyectos antes de dar por cerrado o entregado el proyecto.
Es de vital importancia este documento y debe ser "EL ENTREGABLE" del proyecto.
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Para su deleite, acá pueden bajarse una plantilla completa de 32 puntos a identificar y documentar de cada proyecto.
Sí Ud. como buen Gerente de Informática o buen Gestor de Proyectos puede hacer que este documento sea llenado y comprendido antes de que un proyecto salga al público, le aseguro será de su utilidad este artículo.
Muchas gracias Amigos por leerme, y no se olviden de apoyarme con sus donaciones!!
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