Analicemos todos estos aspectos:
FACTOR PERSONAS Y REQUERIMIENTOS
Para que un cargo o función de la empresa sea eficiente, se debiera colocar allí a una persona "correcta", es decir personas con las competencias adecuadas en la función que se desea cubrir.
¿Cómo Ud. puede saber sobre las competencias adecuadas para un cargo en informática?, muy fácil, exija los títulos y los certificados. Estos documentos son oficiales y acreditan que la persona que está asignando tiene conocimientos adecuados y sabe de la materia. En informática eso es importantísimo si Ud. desea tener una Gestión Exitosa de Informática.
Lo primero que debe hacer es asesorarse de las personas "correctas". Si Ud. tiene poder de decisión en su empresa, coloque en Informática a gente de Informática que sepa trabajar en Informática.
Otros gestores de informática por ahorrarse algunas monedas (en costo fijo directo) prefieren contratar mano de obra barata no-calificada y asumir que todo saldrá bien. Está demostrado y conozco una infinidad de casos, que gran parte de los problemas informáticos deben su origen a tareas que no fueron hechas o no completadas por falta de conocimiento técnico del personal. No es el lugar para demostrar cuán altos son los costos indirectos-variables por estar arreglando problemas, ni decir de las horas hombre.
Estas son las razones ocultas que explica por qué informática parece ser más un gasto que una inversión, o por qué siempre parece haber problemas con Informática.
Es difícil convencer a las personas de hoy sobre la importancia, la seriedad y el impacto de este tipo de cosas para la informática (que es necesario que los informáticos manejen la informática). Esto se debe seguramente a que no tenemos muchos años de vida como ingenieros (cerca de 60 años), aún falta mucho para convertirnos en ciencia oficial como las matemáticas o la física. Por lo que nadie toma aún en serio a la Informática. Por eso, hoy por hoy cualquiera se pretende de Informático sin un título profesional o certificaciones que lo respalden.
Volviendo a lo que nos importa, si Ud. coloca personal de Informática a trabajar en Informática, se evitará muchos problemas y dolores de cabeza. Hacer lo contrario expone con esto a la empresa a una infinidad de riesgos y fallos que pudiera cometer alguien no titulado en Informática. Arrastrando a su vez al resto del personal y a la moral de la empresa y en definitiva aniquilando la Calidad que busca el cliente. El personal de informática calificado oficialmente, conoce del tema, por lo tanto toma las decisiones correctas, las que se convierten en requerimientos correctos. Es así de simple y de importante.
(epílogo: ¡¿que sucedería si no se exijieran títulos Médicos a los Doctores de Medicina?!! estariamos siendo operados o tratados por una infinidad de personas que "conocen" del tema pero que no son profesionales... o sea ni imaginárselo, sería una mortandad como en la edad media que las personas ¡se morían de simples resfriados! o ¡se les drenaba la sangre para sacarles los males! todo porque cualquiera se las daba de médico!!, bueno eso es lo mismo que pasa hoy en informática, cualquiera se las da de informático!!)
FACTOR RECURSOS Y PROCEDIMIENTOS
¿Falta decir que las decisiones correctas deben respaldarse con los recursos y procedimientos adecuados?.
Un factor oculto que muchos Gerentes de Informática desconocen u olvidan, es que los procedimientos explican y justifican los recursos monetarios. Por ello son tan importantes como los recursos monetarios al proyecto. Primero porque debemos indicar proceduralmente y formalmente el "cómo" se lograrán las metas, y segundo porque en la medida que conozcamos en detalle y con claridad cada proceso involucrado, sólo entonces podemos evaluar el alcance y asignarle ni más ni menos recursos monetarios a cada tarea en particular, que en suma componen el presupuesto de nuestro proyecto.
Un ejecutor o recurso de proyecto no puede adivinar ni suponer. Y esto sucede cuando NO hubo una comunicación fluida y directa entre los que toman las decisiones y establecen los requerimientos y quienes reciben el trabajo de ejecutar estos requerimientos. Entre medio hay un millón de mandos medios que no bajan la información.
Entonces como Gerente de Informática se debe preocupar también de establecer una comunicación eficiente, es decir que los requerimientos, plazos y recursos le lleguen a los ejecutores (las bases). Para esto no confíe en solo un email al jefe del área X, sino que ocupe una intranet y haga reuniones de trabajo. Y por sobre todo preocúpese de que los requerimientos estén documentados y publicados en esta intranet. Que los documentos sean precisos, con los nombres de los responsables de cada tarea, las fechas y horas, con los pasos a ejecutar detallados técnicamente y lo que se espera, que contega pasos de rollback en caso de errores y que contenga también los criterios de éxito para cada actividad. Y no se olvide de involucrar a los responsables de su contraparte, indicando los nombres y celulares de ellos y asignándoles actividades también.
Una vez que sabemos cuáles son los pasos necesarios para llevar a cabo nuestro proyecto, debemos obtener el presupuesto. Técnicas hay muchísimas, pero lo que más se utiliza es un análisis de flujo para verificar el retorno de la inversión y un business case.
Hay otros casos donde el presupuesto para toda el área de Sistemas viene ya determinado por las decisiones estratégicas. En ese caso se podría haber asignado un presupuesto mayor o menor del que necesitamos, pero eso dependerá de nuestra capacidad de evaluar planes anuales de departamento IT.
Si es el caso que debamos lidiar con un presupuesto preestablecido en una reunión estratégica a veces lo primero que llevamos en la mente es recortar el presupuesto lo más posible para aparecer como excelentes ejecutivos. Es un grandísimo error ese tipo de enfoque. Cuando salgamos de la reunión donde se tomaron las decisiones estratégicas, lo primero que debemos llevar en la mente no es "recortar el presupuesto", sino que debemos tener presente en nuestra mente lo siguiente: "LOGRAR EL OBJETIVO". Piénselo un par de minutos. Vuelva a leer la estrofa. Como Gestores de Informática, nos preocupamos enormemente del manejo del presupuesto para aparecer más que nada como "estrellas" frente a nuestros superiores, pero siempre se deja a un lado el objetivo principal: CUMPLIR CON LOS OBJETIVOS ESTRATEGICOS.
Seguramente está pensando que el objetivo estratégico era algo así como "SE DESEA OBTENER EL SEGMENTO "ABC" AL COSTO X", pero Ud. olvida una aproximación evolutiva de las cosas. Es un error pensar que los objetivos (o cualquier cosa) se obtiene como resultado de un cambio revolucionario... Al contrario (y grábeselo muy profundo) TODO OBJETIVO SE ALCANZA EN ETAPAS.
Es necesario primero lograr el objetivo estratégico con los recursos suficientes (como primera etapa) y crear planes de acercamiento en etapas (evolutivos) para mantener el objetivo con menores costos, y quizás alcanzar objetivos mayores.
La práctica de querer siempre recortar el presupuesto obliga a las bases a cambiar sutilmente los requerimientos, esto forma una cadena tipo bola de nieve, que al final hace que si se pidió un columpio en una rama de árbol, se termine cortando el árbol completo, sino peor.
Es por esta razón que el 99% de los proyectos informáticos terminan con menos calidad de la solicitada y con mayores costos de los planeados inicialmente debido a las correcciones y los ajustes.
Como Gerente de Informática debe sincerarse con sus clientes y entender que no podemos comprometer los requerimientos sin comprometer los recursos en forma directamente proporcional (y a su vez el tiempo en implementarlo). Pero sobre todo debe primero tener claro los pasos procedurales para llevar a cabo esos requerimientos de tal manera de hablar con conocimiento de causa cuando necesite asignar presupuesto o defenderlo.
FACTOR INFRAESTRUCTURA Y TIEMPO (PLAZOS)
Por último, desde el punto de vista práctico se debe contar con la tecnología adecuada y con plazos realistas. Es decir, se deben crear los escenarios adecuados para desplegar nuestros recursos para obtener el objetivo.
Sí es verdad que el activo se deprecia, que luego de un año ya no vale lo mismo mi activo. Es verdad todo eso, pero se ha puesto a pensar cuánto le costaría a su empresa que su solución informática no funcione por un problema del hardware? ¿o que no funcione perfecto? ¿o que deje de funcionar justo para Navidad? Si su respuesta es NO, ¿a qué espera para realizar un estudio comparativo de los costos? ¿sabe cuánto gana por día su empresa? ¿por cada sucursal? ¿sabe prorratear esas ganancias por cada uno de sus sistemas informáticos? ¿sabe exactamente cuánto dinero fluye mientras estén arriba los servidores de correo? No haga caso que: "todos los servicios informáticos están en la administración y no en el frontend de cara al cliente final, de hecho puedo vender sin informática, por lo que no importan..." ESO ES UN SOFISMA, una falacia, una mentira. Esa falacia podría haber aplicado hasta los años 60, con el advenimiento del televisor ya no era posible contener la fiebre consumista debido a la masificación de la información y del tele-marketing, luego hoy por hoy como está de avanzada la tecnología y el acceso a la información ¿Ud. cree que un cliente irá a comprarle de nuevo vía web si sus servidores no responden como es debido? ¿o que seguirá su programa de fidelización de clientes si cada vez que va a cobrar los puntos, el sistema no responde? casos y ejemplos hay demasiados como para extendernos más, pero confío entendió que es un engaño.
En ese sentido, es indispensable que Ud. como Gerente de Informática primero se convenza a Ud. mismo antes de tratar de convencer a alguien más. El hardware es indispensable que sea el mejor según nuestro estudio de capacity para esa solución informática que buscamos implementar o mejorar.
Esto me recuerda otro aspecto el estudio de capacidad (o Capacity Planning). No puede adivinar cuál hardware comprar sin primero monitorear y medir el uso de los recursos actuales o bien realizar una aproximación científica de la capacidad. Ese estudio se conoce como Capacity Planning. Y si ya tiene pensado en comprar un hardware sin un capacity que lo respalde, es mejor que comience desde cero de nuevo y exija a sus proveedores que le presenten y expliquen su estudio de capacidad. Acuérdese de mí, sin un estudio de capacidad, seguramente su hardware tendrá problemas tarde o temprano según el uso que se le dé.
Por otra parte están los plazos. Sobre ellos, puedo decirle enfáticamente que es necesario sincerarse con el cliente, y demostrar los pro y contras antes de comprometer un plazo. Está demostrado que los daños en costos, que producen los plazos falsos o muy optimistas, están muy por encima del costo de oportunidad de haberse dedicado a planificar y cumplir requisitos antes de implementar o liberar a producción. En fin, sea ordenado y metódico, tómese el tiempo de planificar, no diga a todo "Sí". Apoye a sus arquitectos, y recuerde: "las guerras no se ganan perdiendo hombres, las guerras se ganan planificando".
Resumiendo, como Gerente de Informática (TI) debe considerar 3 aspectos fundamentales para realizar una gestión excelente: Las Personas, Los Procedimientos y La Infraestructura. A su vez todo Proyecto se acota en un marco delimitado por: Los Requerimientos, Los Recursos y el Tiempo en que se debe llevar a cabo ese proyecto.
Espero sea de su utilidad este artículo, muchas gracias Amigos por leerme, y no se olviden de apoyarme con sus donaciones!!
