El problema no son los cambios a los requerimientos, sino el hecho de que se agreguen a la lista de requerimientos del proyecto sin considerar el impacto que tendrán sobre el plan. No hacerlo significa que cuando el proyecto se termine en una fecha posterior a la acordada originalmente, o con un presupuesto mayor al considerado, se le podría achacar al líder del proyecto como un fracaso.
El control de cambios es el proceso mediante el cual se asegura que no se realicen cambios que afecten el éxito del proyecto, y que aquellos que se implementen sean analizados, negociados y planeados de una manera adecuada.
Estando dentro de la fase de Elaboración o después de haber negociado el alcance y el plan de trabajo, si el usuario llegara a solicitar un cambio a los requerimientos establecidos, el administrador u otra persona debería de llenar una solicitud de cambio con la descripción del cambio.
El cambio es analizado y se evalúa el impacto en costo y tiempo, y si es algo aceptable para los recursos disponibles y el tiempo que se le puede asignar a dicho proyecto, además de ser aceptado por el usuario y autorizado por la gerencia, entonces se acepta la solicitud. En caso contrario debe registrarse como una solicitud rechazada.
El impacto del cambio debe ser estimado por lo recursos involucrados en las actividades relacionadas con dicho cambio para después negociarlo con el cliente. Dicho impacto puede significar tiempos o costos adicionales, por lo que requiere la aprobación correspondiente del gerente y del cliente.
Independientemente de que la solicitud sea aceptada o rechazada debe registrarse en el control de cambios del proyecto con un identificador único y algunos datos básicos de acuerdo al formato establecido para ello, o de acuerdo a la herramienta de control de cambios que se utilice."
Me siento muy agradecido de que existan personas que se tomen el tiempo de educar a otros gratuitamente con informaciones como éstas.
Sin embargo podemos seguir enriqueciendo nuestra gestión de los cambios en los proyectos. ¿cómo? fácil y complejo a la vez. Debido a la sencillez de las cosas, muchas veces esas cosas pasan desapercibidas por nosotros.
Algo muy elemental en un control de cambio es un PLAN DE ACCIÓN, ¿para qué?, primero para definir el cambio, luego para registrarlo y documentarlo en caso de rollback o repetición. Pero lo más importante, es que servirá como guía para que los recursos que lo ejecutarán sepan exáctamente qué hacer. Puesto que los recursos operativos no son adivinos ni pueden suponer.
Estimado Gestor de Informática ¿puede creer que se encontrará con personas que no desean trabajar con un documento tan elemental?, pues sí, hay personas que se resisten al cambio. Bien o mal, no importa, lo que importa es que esos trabajos no quedaron bien documentados, por lo que no se pueden consultar ni repetir. Y la mayoría de las veces quedaron mal hechos, es decir funcionan pero "a medias" y siempre tienen "pifias" o detalles pendientes. (por ej.: el mal rendimiento bajo condiciones de stress).
Como Gestor de Informática es necesario que te preocupes del impacto de no trabajar ordenadamente, o en forma mecánica y repetitiva. Tendrás un millón de veces el mismo incidente, que se cayó tal o cual sistema, etc. Habrás gastado una fortuna en costos operativos y en contratación de especialistas (que lo valen) pero aún no sabrás qué es lo que falta para realizar una excelente gestión de informática y tener un servicio de calidad.
Entonces para ayudar a asegurar de que tendrá un cambio documentado, registrado, repetitivo y a la vez una guía de acción, entonces asegúrese de instruir a su personal para que sea una obligación usar y/o confeccionar este documento. A la vez gestione con sus áreas pares y las áreas usuarias que comprometan recursos que aporten información y respeten el documento como una interface única para el efecto del control de cambio.
Obviamente hay un millón de otras formas y documentos y métodos, pero mi experiencia de más de una década me ha demostrado que lo más básico es lo mejor en estos casos.
Les dejo un formato modelo. Aplíquenlo y cualquier duda me consultan.
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